機密文書 重要書類 処理 廃棄 保管 管理 ジェイカス

日常業務でこんなストレスを抱えていませんか？

• とにかく場所がない・スペースをより広く使いたいが、
  必要書類が増えて置き場所に困った。
• セキュリティ機能をUPし、出来る限り手間を掛けず、
  更には低コストで保管・管理を アウトソーシングしたい。
• 各地グループ会社の保管ケースが点在し管理が出来ない。
  本社を中心に全社の書類を一括管理したい。
• 保存年度が過ぎた保管書類を処分したいが、方法が分からず、安全・確実に処理をしたい。

保管・管理品目一例

• 適正価格での保管のため、外部委託経費が大幅に削減
• 文書箱の保管スペースが空き、効率的なスペース活用が実現
• 書類管理・整理に掛る手間が少なくなり、労働時間を効率よく活用
• 適時、必要な書類が配達、引取、閲覧可能
• 保管委託時に文書管理も構築され、担当者交代時も引継ぎが楽になる
• 複数の担当者による書類検索・一時出庫・引取やその他の依頼が可能
• 機密漏洩のリスクが無くなり、リスク管理のストレスが軽減
• 保管管理から安全な廃棄処理まで一括管理で、しかもリサイクルによる環境対策で
  企業イメージも向上→　保存年度が満了した書類のエコ廃棄サービス

お預かりした保管箱は、ジェイカス書類管理システムでユーザーID・パスワード取得後、WEB上で保管箱購入・新規保管・在庫状況の確認や検索・一時出庫・入庫・閲覧・データスキャン・廃棄処理 等の依頼が可能です。

ジェイカスの WEB 書類管理システムによる業務フロー

ジェイカスのWEB 書類管理システムによる新規の保管、管理業務、各種サービスの ご利用から保存年度満了による廃棄依頼 、これら一連の循環業務により、お客様とジェイカスとの業務を通じた信頼関係も循環、継続を維持。

WEB 書類管理システムの特徴

WEB 書類管理システムの多彩な機能

• SSL暗号化による情報漏えい防止セキュリティー
• 部署毎の登録で業務権限管理
• 複数の担当者登録による業務の効率化
  （ 各担当者毎のIDパスワード発行）
• 登録責任者様への作業報告（上記登録担当者のアクセス業務管理）
• 保存期限満了日をメールでお知らせ致します
  （初期登録された保存満了日の1ケ月前）
• 保存期限満了の保管箱 廃棄依頼（ジェイカス構内でシュレッダー後、リサイクル処理）
• お客様の事務所等で発生する、小口・大口・定期・スポットの機密書類を、お好みの方法で安全に処理のご依頼が出来ます
• システムに登録された会員情報の変更
• 保管箱内の冊子単位の内容詳細情報を登録できます（多量の場合でもデータのインポートが可能）
• 保管箱内の冊子単位のスキャン依頼された資料をPDF化してダウロード、システム内データフォルダに保存しご確認いただけます

ジェイカスの機密書類保管施設は、阪神間のアクセスに良好な場所に在し、24時間体制のセキュリティーで安心・安全に管理。

保管施設のご紹介

保管施設の設備紹介

監査対応の大量書類・文書の閲覧サービス

管理書類を閲覧できるスペースを用意。
監査など大量の文書を閲覧する場合、至急文書の内容確認を要する場合などに便利ご利用下さい。

重要機密書類の集配送には、デジタルロック搭載車でお伺いします。
デジタルロックは、現金輸送車に使用されているのと同じもので搬送途中での機密の漏洩を完全シャットアウトします。
デジタルロックは集配送時に、その都度お客様に暗証番号を設定していただくようになっているので、ドライバーが勝手にドアを開けることができません。
デジタルロック車は2トン車輌です。お引取の量によりご利用いただけない場合がございます。予めご了承下さい。